如今，新書發布會已被出版商廣泛采納運用，并由針對媒體逐漸擴大參會對象，如讀者、經銷商們都被納入邀請行列，而在不同背景下的告知對象和目的也各有側重，如訂貨會主要是針對經銷商、書市則瞄準終端讀者、博覽會更多的是品牌宣傳，因而不同的發布會，會議目的是什么、要吸引誰過來、請誰講、講什么、如何打動人心，便成了新書發布會主辦者必須考慮的問題。而在平時，越來越多的新書發布會成為圖書營銷關鍵的一步，讓策劃人員費盡心機，結合新書首發式漸成趨勢，針對特定讀者群結合活動一起搞成為很多出版商的選擇，真可說是，形式花樣翻新、細節運作見功力。

給個開會理由

　　眾所周知，并非所有的圖書都有必要開新書發布會，一來成本過高得不償失，二來不管重點圖書還是一般圖書，動不動就舉辦新書發布會，即便場場都有特色和新聞點(相信沒有可能)，久而久之也會讓新聞媒體失去興趣甚至疲乏不堪，遲早會乏人捧場，經銷商也會因此而不知哪些圖書是重點產品，最終眉毛胡子一把抓，哪種圖書也推廣不力。

　　那么，哪些圖書值得或者需要舉辦新書發布會呢?專業人士認為，具有新聞價值是辦會的最高指導原則。這也就是說，首先是那些圖書內容應涉及社會受眾興趣點、新聞敏感點，或其作、譯者／推薦人本身就有很高的知名度和有新聞價值，或者在同類產品中有其獨特之處；其次應是出版社的重點圖書，或代表出版社的出版方向和品牌形象的品牌圖書，或在某個領域有其重要的學術地位、價值。即從出版商角度是有炒點，從媒體角度是有新聞點，從經銷商角度是有賣點好圖書。

營造天時地利人和

　　在決定舉辦新書發布會后，隨之而來的便是確定發布會的目標、性質和主題。只有明確了上述三點，才能創造出“天時(新書發布最佳時機)、地利(合適的地點場所)、人和(恰當的參會嘉賓和媒體)”，最終圓滿實現新聞訴求。目標無非就是新書發布、編讀互動和營銷造勢，“天時”的選擇也就更多的在于出版時機，如果有突發事件能加以利用，當然美上加美。

　　因此，事前確認新書發布會的性質、主題，就成了尋找場地和場景布置的先決條件，因為這些后續工作都是以此為出發點，而適當的環境地點，不僅可讓整個新書發布會有個合適的氛圍，切合新書發布會的主題，還可省下可觀的會場布置費用。如果是簽售、購書贈禮或抽獎性質的，書店肯定是新書發布會場所首選；如果是學術研討會性質，書店和高檔酒店都不是最佳場所，而國際會議廳、大學會議室、圖書館等應屬不錯的選擇；如果是娛樂性質的，許多有特殊裝潢設計的酒吧、餐廳應該是首選。當然，為了達到新聞的最大效應，現在的新書發布會已經開到了監獄、戒毒所、游船、街頭(露秀)、作者出生地，以及開展一些戶外活動如攀巖等，或結合文本和作者特點舉辦閱讀特色活動。

　　“地利”的選擇除了要符合新書發布會的特性外，參加人數的多少也要事前準確估算，免得空間太小記者們像擠沙丁魚一樣窩在一個小會議室里，或是空間太大顯得零零落落，其中還要考慮攝影記者的需要，一定要為攝影記者預留席位，以便取鏡和避免擋住他人視線，同時還要考慮到交通和停車的便利性，當然最重要的是要在預算范圍之內。

　　在“人和”方面，也即邀請嘉賓和媒體時，一定要注意嘉賓是否與新書發布會的主題有關，否則會使新聞重點“失焦”。而擬出正確的媒體名單也是有效溝通、達到“人和”的必經之路，因為正確的版面和名單，不但可以決定新聞的主題和特性，還可以讓新聞直接與有此需要的記者接觸，避免繞一大圈，降低新聞曝光的機會。一般情況下，應在新書發布會活動前7天左右寄發、傳真或mail邀請函給與會嘉賓和媒體記者，并在寄發之后隔1—2天聯系對方收到與否，若未收到立即傳真并確認。同時咨詢有否跟其他發布會和活動撞期，若嘉賓或記者透露當天有數個會軋在一起，可能無法出席，立即報告主管應變。此外，為了更進一步確認和掌握出席狀況，還要在會前1天進行確認，善意提醒赴約及開會時間、地點。

準備資料多角度

　　充足的資料準備也是成功的新書發布會必備的條件之一，首先是要準備新聞性強、主題明確的參考性新聞稿，同時還要考慮到不同媒體所側重的分眾市場和讀者需求的多樣化，提供輔助資料可以讓記者各取所需。基本上，輔助資料可從出版商、圖書、作者以及參與嘉賓等四個方面入手。

　　因這些資料是新書發布會當天要提供給記者的相關數據，應全部都裝在一個資料袋中，內容包括新聞稿、輔助資料、稿件及相關圖片軟／光盤、照片和小禮品等。會前一定要檢查確認，避免資料袋中缺少任何一樣東西，免得記者產生誤會。

　　新書發布會舉辦后，后續的媒體追蹤也很重要，有時還可醞釀出更多更大的媒體曝光，如安排記者專訪，或提供不同訴求重點的素材和照片，以及補充其他數據。對于未出席新書發布會的媒體，還要將新書資料郵寄／快遞或發mail給相關記者。同時還要做好剪報工作，并和媒體建立朋友般良性互動。 (作者：藍有林　)